Xerox DocuShare это веб-система управления, которая позволяет легко хранить, извлекать, обрабатывать, обмениваться и совместно работать над цифровым контентом безопасным способом в единой среде.

С её помощью организации могут:

  •       Надежно хранить и управлять всеми типами цифрового контента
  •       Переводить бумажные документы в цифровой вид для более легкого управления
  •       Получать доступ к необходимому контенту быстро и из любого места с помощью веб-браузера
  •       Совместно работать над проектами и документами
  •       Автоматизировать трудоёмкие бизнес-процессы

Программный продукт Xerox DocuShare является многофункциональной программной платформой, состоящей из ряда модулей, индивидуально подбираемых в уникальную конфигурацию в зависимости от задач, решаемых у конкретного заказчика.

Система построена по технологии клиент-сервер, где в качестве клиента может выступать веб-браузер, а сервер устанавливается на ряд программных платформ, включая Linux.

Ниже приводятся некоторые из основных возможностей платформы DocuShare:

  • Document quotas.  Квоты – позволяют администратору ограничить количество хранимых каждым пользователем документов и максимальный размер памяти, выделенной для всех документов пользователя
  • Content rule enhancements.  Расширенный функционал правил контента - Несколько новых функций, включая фильтры по свойствам с типом «дата», установку даты и прав доступа
  • Relative date search features. Функция поиска по относительной дате позволяют пользователям осуществлять поиск используя фильтр по датам, относительно момента запроса (например, это позволяет ежедневно искать документы, созданные в течение последних пяти дней до момента поиска)
  • Предпочтение страницы «Быстрый поиск» в качестве домашней -  предоставляет возможность для пользователей устанавливать в качестве домашней страницы любую коллекцию или рабочее пространство, или выбрать одну из стандартных страниц: домашняя страница быстрого поиска, классическая домашняя страница DocuShare, или страницу Мой DocuShare
  • Статистика сервера помогает администраторам контролировать процессы на сервере, диагностировать проблемы, быстро собирать информацию, необходимую специалистам технической поддержки DocuShare при выполнении настроек производительности
  • Индексирование содержимого в зависимости от типа документа позволяет администраторам указывать, какие типы документов (включая пользовательские) должны индексироваться для полнотекстового поиска

Возможности управления контентом

  • Блокировка / Разблокировка (Check-out/check-in)
  • Создание и управление версиями документов
  • Управление и разграничение доступа на уровне документа, коллекции или в зависимости от роли пользователя
  • Полнотекстовый поиск и поиск по метаданным
  • Персональный портал позволяет организовать личное пространство пользователя, например, упростив доступ к наиболее часто используемым материалам
  • Аудит и регистрация событий позволяют отследить историю всех действий, связанных с единицей хранения 
  • Тесная интеграция с Xerox SMARTdocumentTravel и сторонними продуктами:

ü  ABBYY FlexiCapture

ü  ABBYY Recognition Server

ü  Kofax Ascent Capture

ü  NSi AutoStore

ü  Nuance eCopy, PaperPort, and ScanFlowStore

ü  Omtool AccuRoute

 

Системная интеграция

  • Опциональная интеграция с проводником Microsoft Windows и Microsoft Office позволяет пользователям работать с документами в привычной среде
  • Поддержка WebDAV позволяет пользователям работать с документами в настольных приложениях вне зависимости от платформы (операционной системы), на которой они запущены
  • Интеграция с многочисленными системами веб-порталов, включая порталы на основе Microsoft SharePoint
  • Уведомления по электронной почте о появлении новых документов или изменениях версий позволяют синхронизировать работу всей группы 

Преимущества внедрения Xerox DocuShare

  • Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.) 
  • Обеспечение конфиденциальности информации
  • Легкость внедрения инноваций и обучения
  • Рост конкурентных преимуществ. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов
  • Сокращение до 80% времени, уходящего на поиск необходимой информации
  • До 50% экономии на эксплуатационных затратах
  • Значительный рост окупаемости инвестиций и уменьшение используемого места за счет снижения потребления бумаги, энергии и расходов на доставку для хранения
  • Отказоустойчивая система восстановления, обеспечивающая постоянную сохранность и доступность информации
  • Точное соответствие стандартам всеобъемлющих аудиторских проверок
  • Улучшенная стандартизация и повышенная точность
  • Минимальное использование системных ресурсов.
  • Возможность быстрого внедрения — для использования удобного интерфейса на основе веб-технологии практически не требуется дополнительное обучение.

 Ценность для пользователей

  • Простое управление документами любых типов
  • Возможности автоматизации сложных процессов
  • Мощные средства совместной работы
  • Возможности атрибутивного и полнотекстового поиска
  • Интеграция с широким кругом устройств ввода изображений
  • Интеграция с системами Web-порталов, включая Microsoft SharePoint
  • Интеграция с офисными приложениями, включая Microsoft Office  

Ценность для IT департамента

  • Простота внедрения и администрирования
  • Кросс-платформенная поддержка, простой веб-доступ
  • Высокая степень масштабируемости позволяет прогнозировать потребности и планировать выделение ресурсов на их удовлетворение
  • Простая настройка уровней доступа не требует навыков программирования и  упрощает обслуживание
  • Универсальная открытая платформа